Best practices for sourcing legacy components

Einleitung

Hello tech enthusiasts and supply chain managers! We all know the pain of keeping an old system running and suddenly realizing that one long-discontinued part is missing. The rapid pace of electronics development constantly brings new features to the market – keeping up isn’t easy. Yet, sourcing older components or the parts that support them remains a real challenge. In this post, we’ll casually discuss best practices for sourcing legacy and obsolete components, from the basics to concrete strategies. The goal: to keep projects running smoothly without exceeding the budget or losing your temper. Let’s get started!

Kurz gesagt: Legacy-Komponenten sind elektronische Bauteile, die nicht mehr hergestellt werden, aber in bestehenden Systemen weiterhin entscheidend sind zum Beispiel in der Luft- und Raumfahrt, Medizintechnik oder in Industrieanlagen. In Ihrem Tech-Ökosystem sind sie die „alten Verlässlichen“, die so lange bleiben, bis der Hersteller sie aufgrund neuer Technologien oder Marktveränderungen einstellt.

Normalerweise durchlaufen solche Produkte sechs Lebensphasen: Einführung, Wachstum, Reife, Rückgang, Auslaufphase und schließlich End-of-Life (EOL). Das ist der typische Produktlebenszyklus und wer Komponenten effizient beschaffen will, muss diesen verstehen. Manche Teile durchlaufen diese Phasen blitzschnell, andere langsamer.

Warum ist das wichtig? Weil der Umgang mit EOL massive Auswirkungen haben kann: Produktionsverzögerungen, steigende Kosten oder komplette Redesigns. Da durchschnittliche Lebenszyklen elektronischer Bauteile heute unter vier Jahren liegen, werden etwa 37 % der Teile ohne Vorwarnung obsolet. Mit vorausschauender Beschaffung lässt sich das vermeiden. Gerade in Branchen wie Verteidigung und Gesundheitswesen ist das entscheidend für Zuverlässigkeit und Compliance. Ignoriert man das Thema, drohen Lieferengpässe oder sogar Fälschungen.

Challenges

Die Beschaffung von Legacy-Komponenten ist nicht einfach. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz der Lieferkette schwer vorhersehbar, wann ein Teil das EOL erreicht. Rohstoffknappheit, Fusionen von Zulieferern oder neue Vorschriften (z. B. RoHS) können Bauteile plötzlich unbrauchbar machen.

Darüber hinaus steigt mit der Abkündigung von Teilen das Risiko von Produktfälschungen. Zweifelhafte Anbieter überschwemmen den Markt mit minderwertigen Kopien – mit gefährlichen Folgen. Hinzu kommen steigende Kosten, da die kurzfristige Beschaffung in der Regel teurer ist. Und wenn Ersatzteile nicht passen, müssen Systeme kostspielig und zeitaufwendig umgestaltet werden.

Globale Ereignisse können Engpässe zusätzlich verschärfen.

Proven methods: Step by step

1. Early market observation & life cycle tracking

Die goldene Regel: Warte nicht auf die Krise. Verfolge Markttrends und Produktlebenszyklen, um veraltete Komponenten frühzeitig zu erkennen. So bleibt genug Zeit zu handeln, bevor Lieferketten austrocknen.
Achte auf Produktänderungsmitteilungen (PCN) und Produktabkündigungsmitteilungen (PDN) aber verlasse dich nicht allein darauf. Tools wie Altium ActiveBOM liefern Echtzeitinformationen über Verfügbarkeit und Status.
Arbeite mit seriösen Open-Market-Distributoren, die internationale Reichweite haben. Sie bieten oft wertvolle Einblicke in Trendanalysen und helfen bei der Lagerplanung für Legacy-Produkte.
Regelmäßige Audits: Überprüfe deine Stücklisten (BOM) monatlich, um Teile mit bevorstehendem EOL rechtzeitig zu identifizieren.
Beispiel: In der Luftfahrt kann aktives Lifecycle-Monitoring verhindern, dass Flugzeuge wegen eines einzigen Sensors am Boden bleiben.

2. Diversify suppliers & strengthen partnerships

Ein einziger Lieferant? Riesenfehler. Diversifikation ist das A und O der Obsoleszenzbeschaffung.

• Multi-sourcing : Plan for multiple design options and qualify shape, fit, and function alternatives in advance.
  
• Langfristige Verträge: Sichere dir strategische Komponenten über Rahmenverträge, ggf. mit Last Time Buy Optionen aber achte auf Lagerkosten.
  
• Networking : Attend industry events to stay informed about product discontinuations and make new contacts. This strengthens your negotiating position and reduces costs in the long run.

3. Examine alternatives and weigh up redesign options

Wenn das Teil verschwunden ist, was nun?

• Drop-in-Replacements: Nutze Datenbanken und Experten für Kompatibilitätsprüfungen. In Foren findet man oft überraschend viele Vorschläge.
  
• Redesign: Falls kein direkter Ersatz existiert, lohnt sich ein Redesign mit modernen Komponenten. Flexible PCB-Layouts erleichtern Anpassungen.
  
• Reliable sources : Use specialized spare parts platforms but carefully check the reliability of the suppliers. For example, in the automotive industry, Ford saves millions annually by modernizing outdated components early on.

4. Strict quality and validation programs

Qualität ist kein Luxus. Besonders bei Last Time Buys muss jedes Teil rückverfolgbar und geprüft sein.

• Supplier verification : Only work with certified suppliers (e.g., according to anti-counterfeit standards).
  
• Storage : Use climate controlled storage facilities for long-term stock.
  
• Inventory tools : Use barcode scanners and digital warehouse management for real-time tracking. This ensures your end product remains reliable and secure.

5. Utilize technology & create specialized roles

Technologie ist dein bester Freund.

• Lifecycle-Tools einsetzen: Etwa Altium 365 oder ML basierte Vorhersagetools für Obsoleszenz.
  
• Obsoleszenzmanager ernennen: Eine zentrale Person, die Risiken überwacht, Teams informiert und Prozesse integriert.
  
• In PLM-Prozesse integrieren: Verankerung der Obsoleszenzprüfung direkt im Produktlebenszyklusmanagement. Beispiel: In der Verteidigungsindustrie wurden so Milliarden eingespart.
  

Reactive vs. Proactive: A Brief Comparison

Practical examples

• Die US Air Force sparte über 1,2 Milliarden $, indem sie ein proaktives Obsoleszenzmanagement mit Vorhersagetools einführte.
  
• Boeing nutzt einen eigenen Katalog an Alternativteilen, um Flugzeuge mit Legacy-Komponenten weiter betreiben zu können.
  

Start today: Check one product line of your bill of materials (BOM), use free online databases, and expand to professional tools later.